Probabilmente hai già sentito la parola 'database' in giro. Un database è una vasta raccolta di informazioni che aiuta gli utenti a organizzare, visualizzare, cercare, recuperare e raccogliere dati. Se si dispone di un database, sono necessari gli strumenti e le applicazioni adeguati per gestirlo e ottenerne il massimo. Soprattutto per coloro che lavorano in ambienti di gruppo e hanno bisogno di condividere dati con altre persone (utenti, sviluppatori, revisori, ecc.), La soluzione perfetta è Accesso Microsoft, e utilizzando il nostro cheat sheet sull'accesso sarai un professionista in pochissimo tempo.
Semplifica il tuo lavoro utilizzando le funzionalità e gli strumenti di Access. Se pensi di essere bravo a mantenere le informazioni organizzate, Access sta per stupirti. Quando crei un file in Access, stai essenzialmente creando un file che contiene parti diverse del tuo database. È quindi possibile dividere il database in diverse parti correlate per mantenere la gestione facile e veloce. Questi elementi sono chiamati tabelle, query, maschere, report, ecc.
Dopo aver definito tutti questi diversi elementi, puoi tenere tutto in modo organizzato. Ciò ti consente di condividere e fornire informazioni in modo chiaro e di costruire interi progetti in un unico file. Indipendentemente dallo scopo, Access è in grado di aiutare te o la tua azienda a mantenere le informazioni chiare, sicure e organizzate.
Questo cheat sheet ha lo scopo di presentare alle persone come funzionano le nuove generazioni di Access. Non sorprende che un'applicazione così ricca di funzionalità richieda del tempo per padroneggiarla. Siamo qui per aiutarti con alcuni suggerimenti e trucchi per iniziare rapidamente con Access o per rinfrescarti la memoria se sei un veterano di Access.
- Suggerimento: se i tuoi amici, colleghi o dipendenti hanno bisogno di saperne di più su Microsoft Access, non essere timido e condividi questo articolo! La conoscenza è potere e tu hai la capacità di aiutare gli altri a imparare condividendo.
Come navigare nella barra multifunzione di Microsoft Access
L'interfaccia con cui stiamo lavorando potrebbe creare confusione per i nuovi utenti. Ecco una piccola infografica sull'interfaccia di base di Access basata su Access 2016. Se sei confuso su cosa siano i diversi elementi, non preoccuparti. Approfondiremo la barra multifunzione, le tabelle di dati, gli oggetti e altro più avanti nell'articolo. Continua a leggere!
Fortunatamente per coloro che lavorano con le applicazioni di Office da un po 'di tempo, l'interfaccia di Access non è così insolita come si potrebbe pensare. Buoni amici come la barra multifunzione, la barra Dimmi e la barra degli strumenti Accesso rapido tornano tutti per aiutarti, mentre la parte dei dati di Access rimane pulita e facilmente leggibile.
Un'introduzione all'interfaccia della barra multifunzione
La barra multifunzione è da molti anni una parte importante delle applicazioni della suite Office come Access. È stato introdotto per la prima volta in Office 2007, progettato pensando alla navigazione più semplice. Non dovrai mai utilizzare menu vecchio stile con più livelli di sottomenu con la barra multifunzione.
L'interfaccia fortemente visiva ti aiuta a individuare rapidamente gli strumenti che conosci e ami. La barra multifunzione è il modo principale per navigare in Access, aprendo le opportunità per formattare il testo, inserire elementi, implementare funzioni, modificare il database e molto altro ancora.
A differenza delle versioni precedenti di Access, la barra multifunzione nelle nuove versioni come Access 2016 e Access 2019 ha un design più piatto e compatto per consentire meno disordine sullo schermo che ti distrae dal tuo lavoro. Questa interfaccia minimalista conferisce ad Access un aspetto moderno ed elegante che lo distingue dalla concorrenza.
La posizione degli strumenti e delle funzionalità è più o meno la stessa delle versioni precedenti, quindi non dovresti avere problemi a trovare i tuoi comandi preferiti. Se hai difficoltà, usa la nuova funzione Dimmi.
Lavora più velocemente con la barra Dimmi
La funzione 'Dimmi cosa vuoi fare' o semplicemente 'Dimmi' ha lo scopo di portare gli strumenti a portata di mano anche se non conosci la loro posizione esatta nella barra multifunzione. È stato aggiunto per la prima volta alla maggior parte delle applicazioni di Office 2016 e si è guadagnato anche la permanenza in Office 2019. Puoi usarlo facendo clic su di esso proprio accanto all'ultima scheda sulla barra multifunzione o premendo il tasto Alt + Q tasti sulla tastiera. Noterai che la funzione ti consente di digitare: questo è il momento in cui puoi dire ad Access cosa vuoi fare.
In base alla tua immissione, Access suggerirà strumenti correlati a ciò che stai cercando. Ad esempio, se digiti scheda delle proprietà la barra Dimmi visualizzerà automaticamente le opzioni che consentono di creare o modificare una finestra delle proprietà e suggerisce anche altri strumenti relativi al foglio.
Anche se ti consideri un guru di Access, la funzione Tell Me può aiutarti ad accelerare il tuo lavoro. Non dovrai mai scavare nella barra multifunzione o cercare online nel tentativo di trovare una funzione mai più.
Acquisisci familiarità con l'area del backstage
Quando fai clic sul menu File in Access (e in altre applicazioni di Office) arriverai all'area che Microsoft chiama 'backstage'. Qui, invece di vedere una scheda con i comandi allineati nella barra multifunzione, ottieni una visualizzazione a pagina intera di informazioni e diverse attività di base per aprire e salvare file, stampa e altre opzioni di condivisione.
Inoltre, puoi utilizzare il menu File per visualizzare le informazioni sul file attualmente aperto. Ciò significa vedere l'ora in cui è stato creato, l'ultima modifica, il proprietario, le dimensioni del file e molto altro ancora. È inoltre possibile utilizzare la funzione Compatta e ripristina o aggiungere la protezione tramite password come proprietario di un file.
Definizione degli oggetti di database in Access
Ora che abbiamo disattivato l'interfaccia di base, è il momento di acquisire familiarità con gli oggetti di database su cui lavorerai in Access. Questi oggetti sono ciò che vedrai nel pannello di navigazione a sinistra quando iniziano a creare i tuoi progetti. È possibile creare oggetti dalla scheda Crea sulla barra multifunzione e modificarli in qualsiasi momento in futuro per adattarli alle modifiche nel database. Diamo una rapida carrellata delle opzioni degli oggetti:
- Le tabelle memorizzano i dati correlati in righe (record) e colonne (campi). Funzionano in modo simile alle celle in Excel, probabilmente costituendo gran parte dei tuoi progetti.
- Le query visualizzano, calcolano, ordinano, filtrano, modificano ed esaminano i dati archiviati nelle tabelle.
- I moduli sono schermate personalizzate che consentono di inserire facilmente nuovi dati e visualizzare i dati già esistenti in una tabella.
- I report mostrano i dati di una tabella o di una query in un formato stampato, perfetto per la revisione e il controllo degli errori.
- Le macro sono in grado di automatizzare le attività ripetitive. È possibile eseguire una macro facendo clic su un pulsante o premendo un tasto di scelta rapida assegnato alla macro.
- I moduli sono gruppi di procedure, scritti nel linguaggio Visual Basic e utilizzati anche per automatizzare le attività.
Tipi di dati di campo
Esistono molti modi per lavorare con i campi in Access che semplificano la gestione di diversi progetti. Ad esempio, la definizione di un campo come numero anziché come testo consente ad Access di eseguire calcoli con quel campo.
Ecco una rapida carrellata sul diversi tipi di dati puoi inserire e i loro comportamenti:
- Testo breve: memorizza un massimo di 255 caratteri di testo e / o numeri.
- Testo lungo: memorizza testo fino a 64.000 caratteri.
- Numero: memorizza i numeri e consente di eseguire i calcoli utilizzando una cella di dati.
- Data / Ora: memorizza le date e / o le ore.
- Valuta: memorizza numeri e simboli che rappresentano le valute del mondo reale.
- AutoNumber: assegna automaticamente un numero univoco per ogni record.
- Sì / No: memorizza un valore Sì o No.
- Oggetto OLE: memorizza gli oggetti creati in altre applicazioni, come un foglio di calcolo Excel, un documento Word o un grafico PowerPoint.
- Collegamento ipertestuale: memorizza i collegamenti su cui è possibile fare clic per aprire siti Web o file su una rete.
- Allegato: consente di allegare un file o un'immagine al database.
- Numero grande: memorizza un valore numerico non monetario. (Disponibile solo in Access 2019.)
Inizia con un modello
Sei intimidito da un documento vuoto? Con Access, hai una vasta libreria di modelli già integrati nell'applicazione per aiutarti a iniziare. Questo ti dà un enorme avvio rapido quando lavori su progetti di qualsiasi scala. Puoi trovare più modelli in ciascuna delle categorie fornite, il che significa che c'è una grande varietà disponibile ogni volta che crei un nuovo documento. Anche dopo aver scelto un modello, hai ancora molte opzioni per modificare completamente la personalizzazione del database in seguito.
Effettua sempre il backup del database
Questo è un suggerimento anche per i veterani di Access là fuori. Sempre, e lo intendiamo, crea sempre backup del tuo database su base regolare. Non sai mai cosa potrebbe accadere ai tuoi file in futuro a causa di circostanze impreviste. Può essere un vero toccasana avere backup prontamente disponibili dal cloud o da un altro computer.
Scorciatoie di accesso utili che tutti dovrebbero conoscere
Per terminare questo cheat sheet, abbiamo deciso di includere alcune delle scorciatoie da tastiera di Access più utili che puoi utilizzare per velocizzare il tuo lavoro:
- È possibile creare rapidamente un nuovo database premendo Ctrl + N .
- Per aggiungere un nuovo record al foglio dati o al modulo, premere Ctrl + segno più (+) sulla tastiera.
- È possibile ingrandire e rimpicciolire una pagina premendo il tasto Z.
- Attiva o disattiva il riquadro di navigazione con F11 .
- Aprire la scheda Trova con cui eseguire la ricerca in un foglio dati o in un modulo Ctrl + F .
- Puoi salvare rapidamente il tuo database con Ctrl + S .
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