Grandi set di dati potrebbero richiedere di suddividere il nome e il cognome delle persone nelle tabelle di dati. In questo articolo, puoi imparare come farlo. Taglia e taglia i tuoi dati con facilità seguendo questo tutorial di Excel per principianti e utenti intermedi.
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Supponiamo che tu stia lavorando alla creazione di un modello di email personalizzato. Ogni messaggio deve contenere il nome del destinatario: se vuoi che sia più amichevole, ti consigliamo di utilizzare solo il nome. Fortunatamente, Eccellere ti dà la possibilità di dividere il nome e il cognome in celle separate.
Avere molti dati inseriti in una sola cella spesso presenta problemi. In questo caso, è la personalizzazione. A volte, troppo in un campo può ostacolare la tua capacità di ordinare e filtrare anche i tuoi dati. Puoi utilizzare i metodi seguenti per suddividere più tipi di dati nelle loro celle, come indirizzi, compleanni e così via.
Dividi nome e cognome in Excel
Nelle guide seguenti, puoi imparare come separare il nome e il cognome in Excel. Ai fini di questa guida, utilizzeremo l'ultima versione Microsoft Excel 2019 , tuttavia, i passaggi funzionano su tutte le versioni del software.
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Metodo 1. Utilizzare la funzione Testo in colonne
Il testo in colonne in Excel ti consente di dividere i valori di testo in celle separate in una riga. Puoi usarlo per separare un nome e un cognome dal nome completo.
- Apri il documento Excel contenente i tuoi nomi oppure creane uno nuovo e configura i tuoi dati. Assicurati che le tue celle siano impostate in modo simile al nostro esempio di seguito:
- Usa il cursore per selezionare tutti i nomi nella colonna del nome completo. Nel nostro esempio, selezioneremo A2: A10.
- Passa a Dati scheda nell'interfaccia della barra multifunzione. Dovrebbe trovarsi tra la scheda Formule e la scheda Revisione.
- Clicca sul Testo in colonne pulsante, che si trova nella sezione Strumenti dati. (Vedi immagine sotto)
- Apparirà una finestra pop-up e avvierà la Conversione guidata del testo in colonne. Questo può essere suddiviso in 3 passaggi, ognuno dei quali richiede di apportare modifiche.
- Nel passaggio 1 selezionare Delimitato nella sezione Tipo di dati originale. Ciò ti consentirà di utilizzare lo spazio come separatore tra nome e cognome. Clicca su Il prossimo procedere.
- Nel passaggio 2, assicurati di deselezionare prima tutti i delimitatori, quindi seleziona Spazio solo. Ancora una volta, fai clic su Il prossimo procedere.
- Assicurati di selezionare il campo per il tuo output nel file Destinazione sezione. Per il nostro esempio, abbiamo selezionato la prima cella nella colonna del nome, B2. Clic finire per concludere il processo.
Come visto di seguito, siamo riusciti a separare con successo il nome e il cognome da una singola cella in 2 celle separate. Questo apre una miriade di opzioni per e-mail personalizzate, analisi dei dati e altro ancora.
Tuttavia, ci sono alcune cose che devi tenere a mente quando lavori con questo metodo. Prendere nota delle seguenti avvertenze:
- I dati nelle tue celle sono statico . Quando modifichi il nome completo, il nome e il cognome non verranno modificati in base alle modifiche. Dovrai modificarli manualmente per riflettere le modifiche.
- Se non specifichi una cella di destinazione, Text to Column lo farà sovrascrivi la colonna corrente. Ciò cancella i campi del nome completo, sostituendoli con nomi e cognomi separati.
- Vuoi solo il nome o il cognome? Nel Passaggio 3 , seleziona la colonna che desideri saltare, quindi seleziona il file Non importare colonna (ignora) opzione.
Il metodo Testo in colonne è più adatto quando si lavora con dati coerenti. Ad esempio, quando tutti i nomi hanno solo il nome e il cognome o tutti i nomi hanno un secondo nome. La miscelazione e la corrispondenza porteranno a risultati errati: se i tuoi dati sono incoerenti, lavora invece con le formule.
Metodo 2. Formule
Un approccio diverso per separare il nome e il cognome in Excel consiste nell'usare le formule. Per questo, avrai bisogno di 3 diverse formule, a seconda che tu abbia o meno dei secondi nomi nella tua lista.
Il punto di forza dell'utilizzo delle formule è il suo modo dinamico di estrarre i dati. Se modifichi il nome completo, la modifica si rifletterà automaticamente anche nelle celle separate del primo, del secondo e del cognome.
Sebbene questo metodo sia più avanzato, siamo qui per aiutarti. Cominciamo a scomporre le 3 formule che utilizzerai per suddividere i nomi completi.
1. Formula per ottenere il nome
Per separare il nome dal nome completo, dovrai utilizzare la seguente formula. Seleziona semplicemente una cella vuota come destinazione, quindi inserisci quanto segue: = SINISTRA (A2, RICERCA ('', A2) -1)
Questa formula presuppone che il nome completo sia contenuto nella cella A2. Se il tuo è in una posizione diversa, assicurati di cambiarlo nella formula. Per esempio. Se il tuo primo campo del nome completo è D7, la formula cambierebbe in: = SINISTRA (D7, SEARCH ('', D7) -1)
Dopo aver eseguito la formula una volta, puoi facilmente ripeterla posizionando il cursore nell'angolo in basso a destra della cella e trascinandolo verso il basso. In questo modo regolerai automaticamente la formula per gli altri campi del nome completo e separerai il nome:
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2. Formula per ottenere il secondo nome
Supponiamo che alcune delle voci del nome completo nel tuo set di dati abbiano un secondo nome. In questo caso, potresti voler estrarli nella loro colonna. La seguente formula ti consentirà di fare proprio questo: = MID (A2, SEARCH ('', A2) + 1, SEARCH ('', SUBSTITUTE (A2, '', '@', 1)) - SEARCH ('', A2))
Anche in questo caso, questa formula presuppone che il nome completo sia contenuto nella cella A2. Se il tuo non lo è, assicurati di regolarlo nella formula stessa. Puoi anche utilizzare la maniglia di trascinamento per copiare e adattare automaticamente la formula alle altre celle del nome completo e popolare la colonna del secondo nome.
È meglio utilizzare dati coerenti: se alcune voci hanno secondi nomi, mentre altri no, i secondi nomi mancanti verranno sostituiti con un #VALORE! Errore. Dovrai sbarazzartene manualmente.
3. Formula per ottenere il cognome
Infine, l'ultima formula viene utilizzata per estrarre il cognome da un nome completo. Seleziona semplicemente una cella di destinazione, quindi inserisci quanto segue: = DESTRA (A2, LEN (A2) -SEARCH ('', A2))
Proprio come le formule precedenti, anche questa presuppone che il nome completo sia contenuto nella cella A2. Se il tuo è diverso, assicurati di regolarlo nella formula stessa. Usa la maniglia di trascinamento per copiare e adattare automaticamente la formula alle altre celle del nome completo e riempire la colonna del cognome.
Nel caso in cui tu abbia anche un secondo nome, usa la seguente formula: = DESTRA (A2, LEN (A2) -SEARCH ('@', SOSTITUISCI (A2, '', '@', LEN (A2) -LEN (SOSTITUISCI (A2, '', ''))))))
Di nuovo, sostituisci tutte le istanze della cella A2 se il tuo nome completo si trova in un campo diverso.
Metodo 3. Trova e sostituisci
Utilizzando caratteri jolly, puoi separare nomi e cognomi con quelli di Excel Trova e sostituisci funzione. Questo è un po 'strano, ma funziona e potrebbe essere più veloce delle altre opzioni. Vediamo come puoi suddividere i nomi completi utilizzandolo
1. Ottieni il nome utilizzando Trova e sostituisci
- Seleziona tutte le celle che contengono nomi completi, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse su una di esse e scegli copia dal menu contestuale. In alternativa, usa il file Ctrl + C scorciatoia da tastiera.
- Seleziona la cella di destinazione, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Incolla dal menu contestuale. Puoi anche usare il file Ctrl + V scorciatoia da tastiera. Dovresti avere una copia esatta dei nomi completi.
- Mantieni selezionata la seconda colonna e rimani su Casa tab. Clicca sul Trova e seleziona pulsante dalla sezione Modifica all'estrema destra.
- Dal menu contestuale selezionare Sostituire . Apparirà una nuova finestra pop-up.
- Digitare un spazio () carattere, e poi un asterisco (*) nel campo Trova. Lascia vuoto l'altro campo, quindi fai clic su Sostituisci tutto .
- Fatto!
2. Ottenere il cognome utilizzando Trova e sostituisci
- Seleziona tutte le celle che contengono nomi completi, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse su una di esse e scegli copia dal menu contestuale. In alternativa, usa il file Ctrl + C scorciatoia da tastiera.
- Seleziona la cella di destinazione, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e scegli Incolla dal menu contestuale. Puoi anche usare il file Ctrl + V scorciatoia da tastiera. Dovresti avere una copia esatta dei nomi completi.
- Mantieni selezionata la seconda colonna e rimani su Casa tab. Clicca sul Trova e seleziona pulsante dalla sezione Modifica all'estrema destra.
- Dal menu contestuale selezionare Sostituire . Apparirà una nuova finestra pop-up.
- Digita un asterisco (*) , poi spazio () carattere nel campo Trova. Lascia vuoto l'altro campo, quindi fai clic su Sostituisci tutto .
- Fatto!
Pensieri finali
Ci auguriamo che questo articolo sia stato in grado di insegnarti come separare i nomi completi in nomi e cognomi in Microsoft Excel. Usa i metodi sopra per creare facilmente schede tecniche ricche e personalizzate. Puoi persino mescolare e abbinare diverse tecniche per accelerare il tuo flusso di lavoro!
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