Con così tante distrazioni che si manifestano durante la tua giornata lavorativa, non è difficile perdere la concentrazione. Abbiamo 4 suggerimenti chiave per aiutarti a evitare di perdere tempo prezioso in attività non necessarie. 
Le persone organizzate si comportano molto meglio di quelle che lasciano le cose disordinate e incustodite. Immagina il seguente scenario: stai cercando un file importante, ma le tue cartelle sono ovunque, facendoti perdere minuti. Puoi evitare situazioni come questa semplicemente seguendo i nostri suggerimenti.
Suggerimenti per aiutarti a rimanere organizzato
Diamo un'occhiata a come puoi diventare più organizzato e aumentare la tua produttività nel processo.
1. Gestisci notifiche, messaggi ed e-mail
Lasciare che la tua casella di posta sia ingombra è uno dei più grandi errori che puoi fare come persona che lavora. Sia che comunichi con i tuoi colleghi tramite messaggi diretti o e-mail, assicurati che le notifiche in arrivo siano sempre risolte in modo tempestivo.
Ogni volta che ricevi un messaggio, prova a rispondere il prima possibile. Molte persone tendono a distrarsi e dimenticano di rispondere o addirittura di leggere un messaggio. Questo può essere un grosso errore quando hai domande, appuntamenti o dati importanti che ti arrivano.
Anche lasciare che i messaggi si accumulino non è la risposta. Più a lungo lasci e-mail e messaggi incustoditi, più difficile sarà digitare una risposta. Col passare del tempo, ti sentirai in colpa e dovrai trovare una scusa per non rispondere. Evita questo rimanendo sempre aggiornato sulle e-mail e sui messaggi in arrivo per riordinare la tua casella di posta.
Molte applicazioni di posta elettronica consentono anche di impostare diverse caselle di posta. Approfitta di questo per creare cartelle e ordinare i messaggi manualmente o anche automaticamente. Ti consigliamo inoltre di eliminare frequentemente i messaggi di spam e di assicurarti di non essere iscritto a newsletter non necessarie sulle tue e-mail aziendali.
2. Creare un sistema di denominazione dei file
Lasciare i tuoi file in disordine è un enorme svantaggio quando si tratta di lavorare. Non dovrebbe sorprendere che senza un sistema di denominazione e organizzazione adeguato, avrai difficoltà a individuare i file chiave e i documenti necessari per il tuo lavoro.
Avere un pasticcio nelle tue cartelle può anche farti confondere due o più versioni di un progetto. Ad esempio, se hai digitato un lungo rapporto ma hai finito per fare delle revisioni, potresti confondere il file originale e quello modificato senza nomi propri.
Ad esempio, etichetto le bozze dei miei articoli come 'Organizzazione_V1'. Usando questo sistema, chiamerò la mia seconda bozza 'Organizzazione_V2'. Una volta che tutte le persone coinvolte nel progetto sono soddisfatte del file, lo chiamerei 'Organizzazione_FINALE'. Naturalmente, non è necessario utilizzare lo stesso sistema esatto di chiunque altro: l'unica cosa che conta è rimanere coerenti con il modo in cui denomina i file.
Non trascurare nemmeno le cartelle! Assicurati di creare sempre molte sottocartelle secondo necessità. Questi ti rendono più facile rimanere organizzato e ordinare varie risorse per evitare disordine.
3. Avere un programma efficiente
Pianificare la tua giornata è uno dei modi migliori per farlo aumentando la tua produttività e organizzazione. Sapere cosa devi fare e cosa vuoi fare ti motiverà a fare le cose prima che sia troppo tardi.
Questo è un frammento di un precedente articolo pubblicato sul sito. Se hai bisogno di ulteriori indicazioni, ti consigliamo vivamente di dare un'occhiata al nostro ' Come pianificare efficacemente la tua giornata ” articolo.
Anche se non hai mai pianificato prima, non è troppo tardi per iniziare. Prendi una penna e un taccuino o usa qualsiasi applicazione per appunti virtuale e preparati a portare ordine nella tua vita! Non lasciare che le tue settimane ti sfuggano pianificando sempre in anticipo.
Ogni volta che pianifichi la tua giornata, assicurati di tracciare una linea netta tra il lavoro e le attività legate alla vita. Ciò consentirà alla tua mente di rilassarsi al di fuori del tuo ambiente di lavoro e di ottenere i tuoi obiettivi in una visione chiara. Non combinare mai le attività che devi svolgere al di fuori del tuo lavoro.
Trovo che suddividere le mie attività principali in attività secondarie più piccole e più gestibili aiuti con questo problema. I compiti più piccoli sembrano immediatamente meno gravosi e ti siedi per portare a termine le cose con un atteggiamento più motivato.
4. Riordina il tuo posto di lavoro
Lo stato del tuo spazio di lavoro effettivo è importante tanto quanto quello virtuale. Eliminare le e-mail di spam e organizzare i file potrebbe non essere sufficiente se il tuo spazio di lavoro è distratto e disordinato.
Molte persone trovano che eliminare tutte le distrazioni come telefono cellulare, TV, radio e anche sbarazzarsi temporaneamente dell'azienda aumenterà la tua produttività. Assicurati di avere sulla scrivania solo le cose di cui potresti aver bisogno in qualsiasi momento: note adesive, taccuino, penne e, naturalmente, taccuino o PC.
Anche lavorare in un luogo appartato aiuta. Assicurati di non sentire rumori, conversazioni o dispositivi elettronici che distraggono. Se possibile, crea un ambiente di lavoro in cui puoi dedicare l'intera stanza solo al lavoro. Questo aiuterà la tua mente ad associare il luogo con la produttività e portare a termine le cose.
Pensieri finali
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