Microsoft Outlook è un'applicazione per la gestione delle informazioni personali e della pianificazione. Sebbene sia principalmente noto e utilizzato per le sue capacità di invio di e-mail, include anche funzionalità come calendario, diario, note, gestione dei contatti, gestione delle attività e navigazione web. Fa parte della più ampia famiglia di prodotti Microsoft Office, sebbene sia possibile acquistarlo come programma autonomo. Lavorare a fianco Microsoft Exchange Server e anche Microsoft SharePoint Server, che tende alle organizzazioni che hanno bisogno di condividere caselle di posta, calendari o altri dati.
Con oltre un milione di utenti, Outlook è uno dei principali client di posta elettronica e app di gestione personale in tutto il mondo. Questo è il motivo per cui è importante conoscere tutti i trucchi e le funzionalità quando si lavora con esso. Il nostro cheat sheet ha lo scopo di fornirti le istruzioni su come iniziare a utilizzare Outlook e condividere alcuni suggerimenti utili che puoi utilizzare in futuro.
- Suggerimento: conosci qualcuno che ha appena iniziato con Outlook? Condividi l'articolo del cheat sheet di Outlook con amici, compagni di classe, colleghi o dipendenti per assicurarti che possano imparare più velocemente. La conoscenza è potere e tu hai la capacità di aiutare gli altri inviando loro questo cheat sheet.
Licenza perpetua Vs in abbonamento? Quale scegliere?
Outlook fa parte della suite Microsoft Office, che lo rende disponibile in due diverse versioni. Entrambe queste versioni offrono diversi pro e contro che sono più adatti a un pubblico contrastante, quindi è importante che esaminiamo le tue opzioni prima di decidere di acquistare.
La licenza perpetua offre una soluzione molto conveniente, poiché devi effettuare un solo pagamento per possedere Outlook per sempre. Per questo motivo, Microsoft non offre aggiornamenti in futuro: una volta acquistato qualcosa, sarai proprietario della versione disponibile in quel momento e ti verrà richiesto di acquistare le versioni future.
D'altra parte, l'acquisto di un abbonamento a Office 365 ha i suoi vantaggi anche se non è qualcosa che possiedi per sempre. Sebbene possa essere più costoso, ottieni l'accesso immediato a più app di Office, nonché aggiornamenti futuri e funzionalità aggiuntive e uniche. Se hai bisogno di cose come la condivisione del cloud e contemporaneamente lavorare insieme a un team, un abbonamento è sicuramente la strada da percorrere.
Impara a conoscere l'interfaccia della barra multifunzione
Dovresti sapere che la barra multifunzione è stata una parte importante delle applicazioni di Office da diversi anni. È stato introdotto in Office 2007 con l'intenzione di semplificare la navigazione. I menu vecchio stile e più livelli di sottomenu possono creare confusione e stancare rapidamente. Con la barra multifunzione, puoi utilizzare un'interfaccia visiva che ti aiuta a individuare gli strumenti che conosci e ami molto meglio.
La barra multifunzione è il tuo modo di navigare in Outlook, aprendoti le opportunità per formattare il testo, inserire elementi, modificare le tue e-mail e accedere ad altre funzionalità. Ciò significa che prima di tutto dobbiamo imparare tutto ciò che c'è sul nastro.
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A differenza delle versioni precedenti di Outlook, la barra multifunzione nelle nuove versioni ha un design più piatto per consentire meno disordine sullo schermo che ti distrae. Il design minimalista conferisce al software un aspetto moderno ed elegante che lo distingue dalla concorrenza. Se stai cercando di stare al passo con i tempi, ti consigliamo vivamente di utilizzarli Outlook 2016 o Outlook 2019.
Attiva / disattiva il nastro
Esistono diverse impostazioni e modi per modificare la modalità di visualizzazione della barra multifunzione. Nella parte in alto a destra dello schermo, vedrai un'icona intitolata 'Opzioni di visualizzazione della barra multifunzione' che apre un menu a discesa con tre diverse opzioni:
- Nascondi automaticamente barra multifunzione: questa opzione nasconde la barra multifunzione stessa, nonché le schede ei comandi in essa contenuti per impostazione predefinita. Quando è selezionato, l'unico modo per visualizzare la barra multifunzione e il suo contenuto è fare clic sulla sezione superiore della schermata di Outlook.
- Mostra schede: questa opzione mantiene le schede della barra multifunzione ma nasconde tutti i comandi sottostanti. Puoi mostrare i comandi facendo clic su una delle schede, premendo il tasto Ctrl + F1 tasti sulla tastiera o selezionando il Mostra schede e comandi opzione invece.
- Mostra schede e comandi: con questa opzione, puoi vedere l'intera barra multifunzione con entrambe le schede e i comandi visibili in ogni momento.
Sii efficiente con la barra Tell Me
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Sebbene Outlook sia un'applicazione relativamente adatta ai principianti, è facile perdersi soprattutto per i nuovi utenti. Microsoft ha apportato una modifica che consente a tutti di individuare facilmente gli strumenti nell'applicazione. A causa dell'enorme quantità di funzionalità e capacità di Outlook, può diventare difficile tenere traccia della posizione di ogni funzionalità nella barra multifunzione. Trascorrere molto tempo nell'apprendimento e nella memorizzazione di strumenti non è un'opzione per tutti, quindi vorremmo presentarti questa nuova funzione.
Il nuovo 'Dimmi cosa vuoi fare' o semplicemente ' Dimmi 'mira a eliminare questo problema. Puoi usarlo facendo clic su di esso proprio accanto all'ultima scheda sulla barra multifunzione o premendo il tasto Alt + Q tasti sulla tastiera. Noterai che la funzione ti consente di digitare: questo è il momento in cui puoi dire a Outlook cosa vuoi fare.
Ad esempio, supponiamo che tu voglia inserire una firma digitale alla fine della tua email. In questo caso, dovresti aprire Dimmi e digitare la firma digitale. Quindi, Outlook restituirà tutti gli strumenti relativi alle firme e ti consentirà di utilizzare gli strumenti senza mai sapere dove si trovano nella barra multifunzione stessa.
Anche altri risultati potrebbero tornare utili e suggerire possibili soluzioni al tuo problema. Con ogni attività che digiti, hai sempre un link per ottenere aiuto sull'argomento o utilizzare la funzione di ricerca intelligente per la ricerca in linea.
In conclusione, Tell Me ti consente di eseguire attività più rapidamente e cercare soluzioni direttamente all'interno di Outlook 2019. Anche se ti consideri un veterano del software, puoi continuare a trovare modi per velocizzare il tuo lavoro. Tell Me ricorda le attività che hai cercato in precedenza, consentendo una raggiungibilità ancora migliore in futuro.
Goditi una casella di posta mirata
È evidente che Outlook è in grado di svolgere semplici attività come ricordarti se hai dimenticato di allegare un file alla tua posta elettronica, controllo ortografico, formattazione del testo o inserimento della tua firma digitale con un clic di un pulsante, ma offre molto di più di questo .
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La nuova funzionalità Posta in arrivo evidenziata consente di separare i messaggi di posta elettronica in arrivo in due diverse cassette postali etichettate 'Evidenziato' e 'Altro'. Questa modifica è stata implementata per aiutarti a vedere subito le cose importanti, invece di vedere una panoramica disordinata di tutta la posta in arrivo. Le cose importanti arrivano nella scheda Focalizzata.
- Nota: Posta in arrivo evidenziata sostituisce la vecchia funzionalità Messaggi secondari introdotta per la prima volta in Office 2013. Se si utilizza una versione perpetua di Office 2016, è possibile che si disponga ancora della funzionalità Messaggi secondari e non si abbia accesso a Posta in arrivo evidenziata. In questo caso, l'unica cosa che puoi fare per ottenere la funzionalità Posta in arrivo evidenziata è l'aggiornamento a una versione di Outlook che la includa, ad esempio Outlook 2019 .
Tutto il resto scorre nell'altra casella di posta. Ciò include cose come newsletter, e-mail generate dal computer e promozioni. Hai la possibilità di passare facilmente da una scheda all'altra e di ricevere comunque avvisi sulle e-mail che arrivano anche nella tua casella di posta Altro. Puoi anche mettere a punto questa funzione in base alle tue preferenze, il che significa che se pensi che qualcosa dovrebbe essere visualizzato in un'altra scheda, puoi facilmente metterlo lì da solo.
Usa la tua voce e le tue orecchie
La funzione Dictate ti consente di parlare nel microfono e trasformare le tue parole in testo automaticamente tramite il riconoscimento vocale. È uno dei servizi intelligenti di Office, che porta i servizi di riconoscimento vocale a un livello superiore. Puoi aggiungere facilmente la punteggiatura, modificare e correggere il testo mentre parli contemporaneamente e goderti il lavoro veloce che puoi ottenere semplicemente usando la tua voce.
Puoi anche ascoltare le tue e-mail tramite una funzione di accesso facilitato. Va di pari passo con Dictate, poiché consente a Outlook di leggere i tuoi messaggi ad alta voce. Ora è molto più facile per le persone con capacità inferiori comunicare che mai. Anche se non hai alcuna disabilità, puoi aumentare notevolmente le tue capacità di multitasking e aumentare la tua produttività.
Collabora con i gruppi di Office 365
Se la tua azienda o il tuo team lavora con i gruppi di Office 365, ora puoi partecipare a gruppi, creare nuovi gruppi e persino pianificare riunioni in un calendario di gruppo da Outlook. Questi gruppi sono disponibili nella maggior parte dei piani aziendali e aziendali di Office 265, rendendo la collaborazione e l'organizzazione in linea molto più semplici di prima. Ciò consente di condividere risorse come raccolte di documenti, calendari, note e account di posta elettronica anche mentre si lavora in remoto.
Attira l'attenzione di qualcuno con @Mentions
Coloro che hanno una presenza online sui social media dovrebbero avere familiarità con le menzioni. L'inserimento del simbolo @ davanti all'ID utente di qualcuno può inviare loro una notifica, consentendoti di attirare l'attenzione anche se la persona è lontana dalla tastiera. Proprio come sui social media, puoi @Mention le persone nei tuoi messaggi, facendo in modo che tutti i destinatari taggati ricevano una copia del tuo messaggio, consentendo una comunicazione continua anche su diversi fusi orari.
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Utili scorciatoie di Outlook che tutti dovrebbero conoscere
Per terminare questo cheat sheet, abbiamo deciso di includere alcune delle scorciatoie da tastiera di Outlook più utili che puoi utilizzare per velocizzare il tuo lavoro:
- Ctrl + Maiusc + M : Crea un nuovo messaggio di posta elettronica.
- Ctrl + A : Seleziona tutti i messaggi in una Posta in arrivo per spostare o eliminare rapidamente gruppi di messaggi contemporaneamente.
- Ctrl + D : Elimina gli elementi selezionati.
- Ctrl + Q : Contrassegna le email come lette.
- Ctrl + U : Contrassegna le email come non lette.
- Ctrl + Maiusc + G : Contrassegna un messaggio per il follow-up per ricordarti per dopo.
- Ctrl + Maiusc + K : Crea una nuova attività.
- F3 : Apri la casella di ricerca per esaminare rapidamente la posta in arrivo.
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